Fonctionnalités Processus
Logiciel de cartographie des processus et matrice RACI
Dessinez la cartographie de vos processus de management, métier et support, décrivez les étapes de chaque processus avec leurs entrées et leurs sorties, et attribuez les rôles RACI. La cartographie des processus de Qontinua reste vivante : elle sert de base aux audits, aux risques et aux actions, et s’exporte en PDF pour la revue de direction.
45 minutes avec un expert, sur vos propres processus. Sans engagement.
- Carte par nature de processusmanagement, métier, support
- Matrice RACI par activitéavec les écarts repérés
- Délégations tracéessept niveaux, historique conservé
- Inclus dès 31 € HT/moisavec tous les autres modules
Ils nous font confiance
Une cartographie des processus dessinée une fois, puis oubliée
L’approche processus est au cœur de la norme ISO 9001 et des normes ISO 14001 et ISO 45001. Dans la plupart des entreprises, la carte des processus est un schéma réalisé pour la certification, rangé dans un dossier. Les étapes ont changé, les attributions ne sont plus à jour, et à l’audit personne ne sait qui porte quelle étape du travail.
Sans outil
Une carte dans un logiciel de dessin, des fiches processus dans un traitement de texte, une matrice RACI dans un tableur. Trois documents qui divergent, des étapes sans personne attitrée, des remplacements jamais écrits. La cartographie ne sert plus l’amélioration continue de l’entreprise.
Avec Qontinua
La cartographie, les fiches processus et la matrice RACI ne font qu’un. Chaque processus porte ses étapes, ses entrées, ses sorties et son RACI, et la cartographie se met à jour avec eux. Les écarts apparaissent avant l’audit, et les équipes savent qui fait quoi.
Pour aller plus loin, consultez notre blog : la méthode de cartographie des processus, le système de management intégré et les méthodes d’amélioration continue.
Logiciel de cartographie des processus ou logiciel de dessin : ce qui change
Les outils de dessin produisent une belle carte. Ces outils ne savent pas ce que contient chaque processus, qui y travaille, ni ce qui a changé depuis le dernier audit. Un logiciel de cartographie des processus relie le schéma au contenu, et aide l’entreprise à optimiser ses processus dans le temps.
| Sujet | Outil de dessin et tableur | Qontinua |
|---|---|---|
| Carte des processus | Un schéma à redessiner | Carte construite à partir des processus, classés par nature et reliés par leurs flux |
| Contenu des processus | Des fiches à part | Activités, entrées, sorties et champs propres à chaque type de processus |
| Attributions | Une matrice RACI dans un tableur | RACI par activité, matrice générée et écarts repérés |
| Remplacements | Un e-mail, rarement écrit | Délégation datée, sur sept niveaux, avec historique |
| Lien avec la gestion de la qualité | Aucun | Risques, actions et audits rattachés aux processus |
| Revue de direction | Des documents à rassembler | Export PDF de la carte et du détail de chaque processus |
Résultat : une cartographie des processus à jour, des attributions claires, et un management démontrable en audit. Les processus deviennent un support de travail, pas un document de certification.
Bien utiliser un outil de cartographie des processus
Une bonne cartographie des processus aide à comprendre comment l’entreprise crée de la valeur pour ses clients et ses parties prenantes. Lue de gauche à droite, elle montre les flux de travail, de l’entrée (les besoins des clients) à la sortie (des clients satisfaits). Elle permet aussi d’identifier les redondances entre services, les goulots d’étranglement et les étapes sans titulaire, pour améliorer l’efficacité du travail.
Par exemple, une PME industrielle relie son processus « Produire » à « Acheter » et à « Maintenir » : la cartographie montre visuellement que trois services interviennent sur la même étape de réception. L’équipe qualité peut alors simplifier le flux, et chaque amélioration se suit par une action. Pour en tirer le meilleur, utilisez la cartographie comme un outil vivant, revu à chaque évolution de l’organisation, et non comme un schéma figé.
Les fonctionnalités du logiciel de cartographie des processus
Le module repose sur trois éléments : les processus, classés en trois natures, les étapes qui les composent, et le RACI de chaque étape. Il partage les mêmes données que vos risques, vos actions, vos audits et vos documents.
Une carte des processus par nature
La cartographie place chaque processus dans sa zone : management (stratégie, revue de direction, amélioration continue), métier (le travail qui crée de la valeur pour le client) et support (ressources humaines, achats, maintenance, système d’information). Les processus métier se relient entre eux par des liens parent-enfant, et le schéma de flux montre comment le travail circule et où la valeur se crée.
La cartographie se filtre par entité, pour chaque site de l’entreprise, et s’exporte en PDF. Elle se lit simplement, sans notation à apprendre.
Des processus décrits étape par étape
Chaque processus porte sa référence, sa nature, ses processus amont, son type et ses affectations aux entités et aux sites. Son tableau associe à chaque étape ses données d’entrée, ses données de sortie et son RACI. Les étapes se réordonnent par glisser-déposer, pour suivre le flux réel du travail.
- Un référentiel commun des étapes, enrichi en un clic
- Des champs propres à chaque type de processus
La matrice RACI générée seule
Sur chaque étape, vous désignez qui réalise (R), qui approuve (A), qui est consulté (C) et qui est informé (I), une personne ou une équipe. La vue matrice place les étapes en lignes et les personnes en colonnes : les étapes sans réalisateur, les cumuls R et A et les rôles portés par des équipes ressortent d’un coup d’œil.
La matrice s’exporte en PDF pour l’audit ou en Excel pour l’analyse, et peut déplier chaque équipe en ses membres.
Des délégations claires et tracées
Une absence, une montée en compétence, un transfert de poste : la délégation se règle sur sept niveaux, de « dire » à « déléguer », avec une date de début, une date de fin et des règles écrites. À la fin, l’activité revient à son titulaire ou passe définitivement au délégué.
Au septième niveau, le transfert doit être confirmé. L’historique garde chaque changement, et les personnes concernées sont prévenues.
Les processus au centre du système
Les activités servent à rattacher les risques et opportunités demandés par l’ISO 9001 : chaque risque se cote au niveau d’une étape du processus. Les actions se créent depuis un processus et se filtrent par processus, et les audits peuvent porter sur un processus précis.
La cartographie devient ainsi le point d’entrée de l’amélioration continue et du développement de l’entreprise, au lieu d’un schéma isolé.
Voyez votre propre cartographie dans Qontinua
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Qualité, environnement, sécurité, RSE, RGPD : les mêmes processus
Une entreprise n’a qu’une seule cartographie des processus, quelle que soit la norme. Les risques qualité, les aspects environnementaux, les dangers pour la santé au travail, les enjeux RSE et les traitements de données touchent les mêmes activités. Dans Qontinua, chaque domaine s’appuie sur la même cartographie, au lieu d’en dessiner une par certification.
Le management intégré devient concret : un audit RSE, une évaluation de risques ou une action corrective pointe vers le processus concerné, et la revue de direction lit l’ensemble sur une seule cartographie.
Les étapes d’une cartographie des processus utile
Une cartographie des processus se construit en quelques étapes, quel que soit le secteur. Dans Qontinua, chacune enrichit la même base.
- Identifier les processusLes processus de management, métier et support de l’entreprise, leurs liens et leurs flux.
- Décrire les activitésPour chaque processus, les étapes, leurs données d’entrée et de sortie.
- Attribuer le RACIQui réalise, approuve, est consulté ou informé à chaque étape, puis les délégations éventuelles.
- Relier et améliorerLes risques, les actions et les audits rattachés aux étapes, et l’ensemble revu chaque année pour accompagner le développement de l’entreprise.
Ces étapes valent pour les petites et moyennes entreprises comme pour les groupes multi-sites : industrie, BTP, services, santé ou collectivités. La cartographie s’adapte à l’organisation et aux ressources de chaque entreprise, et chaque entité peut avoir la sienne.
Les bonnes pratiques pour une cartographie utile
Fixez d’abord un objectif : préparer une certification, accueillir de nouveaux collaborateurs, mieux comprendre les flux entre services ou améliorer la performance d’un processus. Impliquez ensuite les parties prenantes de chaque processus : la collaboration entre les équipes donne une vue fidèle du travail réel, là où un schéma fait seul reste théorique.
Pas besoin de maîtriser les symboles d’une notation comme BPMN ou UML pour documenter vos processus : une vue d’ensemble claire, par nature de processus, suffit dans la plupart des entreprises. Gardez un niveau de détail utile, avec des tâches regroupées en étapes, et servez-vous de la cartographie en formation pour donner aux nouveaux arrivants une meilleure compréhension de la chaîne de valeur. Revue chaque année, elle reste à jour en temps réel au fil des modifications.
Les modules reliés aux processus
Tous les modules sont inclus dans l’abonnement et partagent la même base de données.
- Risquesrisques et opportunités par activité
- Plans d’actionsactions créées depuis un processus
- Auditsaudits par processus
- Documentsprocédures et modes opératoires
- Accréditationscompétences des équipes
Voir toutes les fonctionnalités du logiciel, ou découvrir nos solutions QHSE, RSE et RGPD.
Le module est inclus dans l’abonnement
À partir de 31 € HT par mois, tous les modules compris
Pas de module à acheter en plus : les processus, les risques, les actions, les audits et tous les autres modules sont inclus. Seuls les utilisateurs actifs de l’entreprise sont facturés. Consultez la page tarifs.
- Processus et activités illimités
- Cartographie par entité
- Matrice RACI et délégations
- Export PDF et Excel
- Données hébergées en France
- 14 jours d’essai sans engagement
Questions fréquentes sur la cartographie des processus
Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?
Une carte qui montre les processus de l’entreprise, classés en management, métier et support, et les flux qui les relient. La norme ISO 9001 en fait la base de l’approche processus.
Comment la carte est-elle construite ?
À partir des processus que vous créez : chacun a sa nature, et les processus métier se relient par des liens parent-enfant. La carte se met à jour avec eux et se filtre par entité.
Que contient la matrice RACI ?
Les activités de chaque processus en lignes, les personnes ou les équipes en colonnes, et leur rôle : réalise, approuve, consulté, informé. Elle signale les activités sans réalisateur et s’exporte en PDF ou en Excel.
Comment fonctionne la délégation ?
Sur sept niveaux, du simple avis au transfert complet, avec des dates et des règles écrites. Au septième niveau, le transfert est confirmé et le délégué prend le rôle. L’historique est conservé.
Comment repérer les goulots d’étranglement ?
En lisant la cartographie et la matrice RACI ensemble : une étape traitée par plusieurs services, un flux qui revient en arrière, une étape sans réalisateur sont autant de points à examiner. Par exemple, une validation qui attend trois signatures ralentit le travail. Chaque amélioration identifiée se suit ensuite par une action, pour gagner en efficacité et en valeur pour le client.
Faut-il un outil de modélisation en plus ?
Pas pour la cartographie et le pilotage des étapes. Les solutions de modélisation détaillée, avec leurs symboles, servent à décrire finement un flux informatique. Pour savoir qui fait quoi, gérer les ressources et préparer un audit, la cartographie de Qontinua suffit et reste simple à utiliser.
Les processus sont-ils reliés aux risques et aux actions ?
Oui. Les risques se rattachent aux activités, les actions se créent depuis un processus et se filtrent par processus, et un audit peut porter sur un processus.
Combien coûte le module Processus ?
Il est inclus dans l’abonnement Qontinua, à partir de 31 € HT par mois, avec tous les autres modules. Seuls les utilisateurs actifs sont facturés.
Testez la cartographie sur vos propres processus
En 45 minutes, un expert reprend vos processus et vos équipes, et vous montre votre carte, vos activités et votre matrice RACI dans Qontinua.