GED

Gestion documentaire

Organisez, tracez et mettez à jour vos documents en toute simplicité.

Avec le module Documents Qontinua, vous gagnez du temps, garantissez la conformité réglementaire et supprimez le risque de perte d’information.

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Centralisez et sécurisez vos documents

Le module Documents de Qontinua agit comme une GED (Gestion Électronique des Documents) intégrée à votre système QHSE et vous pourrez :

  • Stocker et organiser tous vos documents internes et externes,
  • Suivre les versions et dates d’application pour garantir la conformité
  • Créer des champs personnalisés selon vos besoins métier
  • Classer vos contenus par types de documents (procédures, normes, contrats, audits, veilles réglementaires).

Résultat : des documents centralisée, moins de tâches manuelles, et une meilleure maîtrise de la conformité ISO, MASE ou IFS.

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Une gestion documentaire qui facilite vraiment le quotidien


Gérer ses documents, ce n’est pas seulement “stocker des fichiers”. C’est savoir où trouver la bonne version d’une procédure, éviter les doublons, être sûr que tout le monde travaille sur la même base. Ne perdez plus de temps à chercher, vérifier ou demander à un collègue. Avec Qontinua, chaque document devient accessible, clair et à jour.

Cela signifie concrètement :

  • Un accès immédiat à l’information dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin
  • La garantie de travailler sur la bonne version, sans risque d’erreur,
  • Des rappels automatiques qui vous évitent les oublis critiques,
  • Une organisation simple qui réduit la dépendance aux autres.

En pratique, ce module libère du temps, fluidifie la collaboration et sécurise vos opérations au quotidien.

Tous vos modules interconnectés

Grille Qontinua 2×2
👥
Lié aux Processus
Visualisez immédiatement quels documents sont associés à vos processus : procédures, modes opératoires, enregistrements… Chaque mise à jour documentaire impacte automatiquement les processus concernés pour maintenir votre système toujours cohérent et à jour.
🎯
Connecté aux Actions
Transformez vos non-conformités et plans d’action en documentation vivante. Ajoutez ou mettez à jour un document directement depuis une action corrective ou préventive, et conservez une traçabilité complète entre les deux.
🌐
Intégré aux Audits
Centralisez vos preuves et rapports d’audit dans un espace unique. Chaque document (procédure, plan, rapport, attestation…) reste rattaché à son audit pour simplifier la préparation, les vérifications et les bilans de conformité.
🔗
Synchronisé avec les Événements
Un incident, une visite de site ou une inspection ? Joignez immédiatement les documents associés (photos, constats, rapports) et assurez un suivi complet de vos événements avec toutes les pièces justificatives accessibles en un clic.

Retours utilisateurs

  • Portrait of a forklift operator inside a warehouse, wearing a uniform and cap.

    Des documents toujours clairs et accessibles

    Il m’arrivait de perdre du temps à vérifier quelle consigne était la bonne… Désormais, je retrouve directement le document à jour, sans ambiguïté. C’est plus rapide et plus fiable pour travailler.
    Julien,
    Opérateur logistique
  • A confident woman with curly hair smiling in an office environment, conveying professionalism and approachability.

    Une préparation d’audit beaucoup plus sereine

    Pour les audits, c’était toujours compliqué de justifier les versions et les dates d’application. Maintenant, tout est tracé automatiquement. Je gagne du temps dans la préparation et je suis beaucoup plus sereine le jour J.
    Claire,
    Responsable qualité

F.A.Q

Puis-je classer mes documents de plusieurs manières (procédures, contrats, normes, etc.) ?

Oui. Le module Types de documents vous permet de définir des catégories précises (procédures, audits, veilles réglementaires, contrats, etc.) avec des champs personnalisés propres à chaque type. En parallèle, les catégories multiples (Qualité, Sécurité, RGPD, ISO, etc.) offrent une recherche transversale pour retrouver vos fichiers encore plus facilement.

Comment être sûr que mes collaborateurs accèdent toujours à la bonne version d’un document ?

Chaque fichier est suivi par un système de versions et de dates d’application. Dès qu’une nouvelle version est publiée, l’ancienne est automatiquement tracée, et le widget “Mises à jour documentaire” alerte les utilisateurs en temps réel. Cela garantit que tout le monde travaille toujours sur la version valide.

Est-ce possible de limiter l’accès à certains documents sensibles ?

Oui. Grâce aux profils d’accès, les droits se gèrent automatiquement par type de document. Vous pouvez donner un accès global (“Tous documents”) ou, au contraire, restreindre l’accès à un type ou une catégorie spécifique. Cela permet de protéger les documents confidentiels tout en simplifiant la gestion des droits.

Commencer avec Qontinua

Le plus complexe dans la gestion documentaire, c’est d’assurer que chacun travaille toujours avec la bonne information. Avec Qontinua, centralisez vos documents, suivez leurs versions et dates d’application, et garantissez une diffusion claire et sécurisée auprès de vos équipes. Vous gagnez en fiabilité, en efficacité et facilitez vos démarches de conformité grâce à une gestion simplifiée et un pilotage centralisé.

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